ПОМИДОР, КАНБАН, РЕЗИНОВАЯ УТОЧКА И ЗАВТРА
В этом материале собрали методы тайм-менеджмента с неожиданными и забавными названиями.
Как эффективно управлять временем
“
Многие говорят о саморазвитии, но мало кто помнит о самоорганизации.
Время - самый ценный ресурс современного мира. 24 часа в сутки есть у всех. Но кто-то успевает за это время сделать множество дел, а кому-то этих часов катастрофически не хватает даже на элементарные рабочие задачи. Отчего так происходит, если количество времени каждому выдаётся одинаковое?
Многие известные люди, чаще успешные в своей профессии, предлагают советы в управлении временем. Про тайм-менеджмент написаны десятки книг на разных языках. Их суть сводится к одному: эффективное управление временем позволяет улучшать качество жизни, используя день по максимуму с пользой.
Существует множество готовых методик, доказавших свою эффективность. Но их выбор зависит от рода занятий и даже личностных особенностей человека. Мы все уникальны.
Для своих читателей мы сделали подборку методов эффективного управления временем с интересными и необычными названиями. Расскажем, что они собой представляют, как их применять, а также какие люди смогут извлечь из них наибольшую пользу. Но прежде мы обратились за комментарием к психологу Людмиле Сажиной:
- Людмила СажинаПсихологНаш мозг так устроен: та его часть, которую называют неокортекс, "мыслит" словами, а лимбическая система (древний мозг) - эмоциями и картинками. Мы можем внутри древнего мозга хотеть, мечтать, ярко в картинках представлять свою жизнь, но если мы это не превратим в слова, графики, цифры, в конкретные задачи, то неокотекс не будет ничего делать. Он как хороший фрилансер, нет хорошего ТЗ - нет работы и результата. Как только мы прописываем и распределяем, чего хотим, в какое время, с какими вложениями, мозгу становится понятно, что делать, у него нет сопротивления и метаний, как эту картинку реализовать. Если этого своеобразного перевода желаний нет, то мозг не может расшифровать картинку, а значит послать сигнал воплотить её в действие. Тогда мы имеем фрустрации, прокрастинации, лени, отсутствие мотивации и всё прочее. Тайм-менеджмент, иными словами, позволяет осуществить этот перевод и запустить систему реализации задуманного.
Метод помидора Pomodoro
- Когда использовать?Когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчёт или книгу, делать уборку.
- Суть:Метод в конце 1980-х разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Он искал способ, как увеличить эффективность работы при меньших временных затратах. В классической технике отрезки времени делятся: 25 минут работы без отвлечения и 5 минут отдыха. Через каждые четыре повтора - перерыв 30 минут. Для контроля времени предлагается использовать таймер. Название, кстати, появилось потому, что Франческо засекал время на кухонном таймере в форме помидора.
Дело в том, что мозг запоминает информацию и активно работает 30 минут, а потом устаёт. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и вновь выйти на пик продуктивности. Любой отвлекающий фактор можно отложить как раз на 20-25 минут.
Для того чтобы не допускать прокрастинации, не рекомендуется выключать таймер раньше даже после завершения одной задачи, лучше перейти к следующей или заняться планированием.
Метод слона или салями
- Когда использовать?Слон - это объёмная работа, чтобы его "съесть", нужно сделать стейки. Глобальная задача может испугать объёмом, а когда видны конкретные шаги, становится легче и выполнять, и воспринимать. Задачи могут быть любыми - от завтрака до подготовки к экзамену.
- Суть:Разделить лист бумаги на две колонки. Слева записать каждый час дня и определить блоки времени, получасовые или часовые. Оценить время, которое требуется для выполнения каждой из задач, распределить их по своим временным блокам. Важно также добавить время буфера между каждым блоком, чтобы корректировать их в течение дня, если это потребуется.
Метод швейцарского сыра
- Когда использовать?Когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи. Задачи, которые интересны, завершаются быстрее. По итогу весь проект начнёт вызывать приятные ассоциации. Начав с несложных дел, можно быстрее втянуться в процесс большого проекта.
- Суть:Работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана нужно выбрать из большого проекта те задачи, которые нравятся именно вам, и решать их в первую очередь. Таким образом, в сыре делаются дырки и уменьшается его объём.
Метод резиновой уточки
- Когда использовать?Метод подходит при работе над задачей, требующей свежего взгляда и креатива. Когда мозг не может прийти к решению, потому что идёт по кругу, прогоняя одни и те же сценарии.
- Суть:Рассказать о проблеме резиновой уточке (реальной или воображаемой). Проговорив проблему вслух, можно прийти к неожиданному и простому решению. Общаться с резиновой уточкой рекомендуется, подробно объясняя ей суть задачи, что уже сделано и какая выявлена проблема. Разговаривать следует так, будто перед вами новичок проекта или ребёнок, которого надо ввести в курс дела.
Метод "Поедание лягушки"
- Когда использовать?Метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми совсем не хочется заниматься.
- Суть:Определить список неприятных или нежелательных для вас дел, но которые надо сделать. Можно распределить по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились и не пришлось их решать в один день. А дальше делать самую сложную и неприятную задачу самой первой - съедать "лягушку" каждое утро, когда мозг меньше нагружен информацией. После решения такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы. Кроме того, появится чувство свободы и мотивация делать более приятные дела.
Принцип девяти дел
- Когда использовать?Метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям и бытовым вопросам.
- Суть:Метод основан на иерархии задач. В течение дня нужно "закрыть" одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с клиентами и задачи попроще, например покупка корма кошке. Так домашние дела не пропадают из вида и не копятся.
Вариант метода - "принцип трёх дел" Криса Бейли. По его мнению, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. У каждого они свои.
Японская методика канбан
- Когда использовать?Метод впервые был применен в Японии для небольшой тогда компании Toyota, чтобы повысить эффективность производства. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Канбан надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.
- Суть:Организация работы таким образом, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Классический канбан - это таблица с тремя столбцами "Нужно сделать", "В работе" и "Сделано". Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельной карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока не попадут в последний столбец. Благодаря такому "перетаскиванию" можно легко отследить прогресс и отдельного человека, и всей команды.
Универсального шаблона не существует. Использовать можно готовое программное обеспечение для управления проектами или ручку, бумагу, доску и стикеры. Столбцов может быть больше, по количеству этапов в проекте их названия могут меняться.
Отложить на завтра!
- Когда использовать?Лучше сделать идеально и никогда, чем кое-как, но сегодня. Марк Форстер - автор книги "Сделай это завтра. Как откладывать дела и всё успевать" рекомендует не браться за срочные задачи сразу и вести закрытые списки дел. В этот список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Подход помогает сохранять фокус на текущих делах.
- Суть:Все новые дела по умолчанию надо записывать на завтра. Так не ломается текущий график и спокойнее планируется следующий день. Форстер также разделил "настоящую работу" и "занятость". К настоящей работе он отнёс то, что помогает продвигаться в профессии и где можно полноценно применить свои навыки и знания. Такая работа может вызывать небольшое сопротивление, бывает сложно, но не заставляет чувствовать себя "белкой в колесе". Занятость же появляется, когда настоящая работа откладывается ради мелких задач. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, - это занятость.
Анализ Парето, или Правило 80/20
20%
80%
- Суть20 % действий приносят 80 % результатов. Методика создана итальянским экономистом Вильфредо Парето. Он предлагает найти ключевые 20 % действий, которые имеют значение, и сосредоточиться на них.
- Как:
- Перечислить проблемы, с которыми столкнулись. Например, меньше дел завершается на работе.
- Определить основную причину каждой проблемы. Возможно, это происходит из-за слишком большого времени в соцсетях, или разговоров с коллегами не по делу, или выполнения не своих задач.
- Присвоить баллы каждой проблеме по принципу: чем важнее задача, тем выше балл.
- Сгруппировать проблемы по причинам.
- Суммировать баллы каждой группы. Группа с наибольшим количеством баллов - это та проблема, над которой следует работать в первую очередь.
- Действуйте!
Метод маринада
- Когда использовать?Когда надо разобраться, что полезно, а что нет в повседневной жизни. Метод подходит людям-визуалам, с логическим мышлением.
- Суть:Необходимо представить банку полную песка, гальки и камней. Каждый элемент в банке имеет своё толкование. Песок на дне банки - всё, что обычно отвлекает от дел в течение дня. Это могут быть телефонные звонки, переписка, социальные сети и т. п. Галька обозначает задачи, которые необходимо выполнить, но которые могут быть сделаны в другой день или другим человеком. Камни, которые в банке наверху - самые важные задачи, которые нужно выполнить сегодня и самому.
Далее оформляется список задач, начиная с камней, и прописывается время, необходимое для решения каждой. Важно не планировать занятость более шести часов (если рабочий день восьмичасовой). Два часа - это буферное время для гальки и песка.
Тайм-менеджмент по хронотипу
- Когда использовать?Метод подойдёт тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня.
Клинический психолог Майкл Бреус считает, что существует четыре хронотипа и это влияет на то, насколько эффективно человек может использовать своё время. У каждого хронотипа своё идеальное время для сна, пробуждения и пик продуктивности. - Суть:Если подстроить расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет лучше. Итак:
"Львы". Спать ложатся до 22:30. Могут просыпаться без будильника с 5:30, наиболее продуктивны с 10:00 до 17:00.
"Медведи". Спать ложатся не позднее 23:00. Им комфортно просыпаться с 7:00 до 11:00, пик продуктивности - с 11:00 до 18:00.
"Волки". Уходят спать в полночь. Очень тяжело встают по утрам, могут спать до полудня совершенно спокойно. Эффективно работают до 20:00 и больше.
"Дельфины". Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они поздно встают, то могут легко заснуть в любое время паузы. А чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые раздражители за два часа до сна. Пик активности "дельфинов" с 10:00 до 18:00.
Закон Паркинсона, или Метод для прокрастинаторов
- Когда использовать?Подходит для прокрастинаторов. Тех, кто всегда откладывает важные дела на потом, и хорошо работает только под давлением.
- Суть:Это не метод, а скорее закон, который, если правильно понимать, может стать побуждающей силой. Фраза, которую впервые оформил британский историк Сирил Паркинсон: "Работа заполняет всё время, отведённое на её выполнение". Другими словами, сколько времени вы выделите на решение определённой задачи, столько и будете её выполнять. Закон, кстати, применим во всех областях жизни.
Для эффективного управления временем с применением знаний данного закона есть несколько рекомендаций:- Работать без зарядного устройства для ноутбука или телефона. Это будет вынуждать завершить выполнение задачи до того, как иссякнет батарея.
- Установить крайний срок для задачи, а затем сократить его вдвое.
- Ограничить время на то, что делать придётся. Например, выделить на чтение сообщений и писем - 20-30 минут в день.
Кликайте на текстовые плашки, чтобы ознакомиться с полезными советами.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
Отвлекающие факторы понижают нашу эффективность. Шквал непредвиденных задач убивает рабочий день. Важно свести их к минимуму. Источником случайностей могут быть клиенты, подчинённые, коллеги, начальник и даже мы сами. Ещё мы позволяем случайности мешать работе и цели каждый раз, когда делаем то, чего не было в плане на день. Каждую новую входящую задачу важно проверить на срочность: потерпит она до завтрашнего дня или от её выполнения сегодня зависят важные показатели.
Некоторые специалисты по развитию бизнеса рекомендуют никогда не принимать никаких важных решений вечером. НИКОГДА. Как бы к этому ни вынуждали, как бы, этого ни хотелось. Утром мир выглядит иным, мысли чётче и яснее. Как бы посторонние ни настаивали на принятии решения, важно найти способ отложить его на утро. Потому что в условиях обычной жизни (если это не конец света и не катастрофа) вариантов, когда что-то нельзя переложить на несколько часов, просто нет.
Быстрое решение простых житейских вопросов может значительно снизить тревожность. Например: можно установить чёткие даты по обязательным платежам, покупкам и даже действиям. Если кредит важно заплатить в определённую дату, то мы о ней помним и к этой дате всегда имеем и средства, и время на оплату. Также следует поступать с коммунальными платежами, страховками и прочим. Оплатить квитанции - каждое 10-е число месяца. Снять показания - каждое 20-е число месяца. Спланировать месяц или подвести итоги финансовых трат - каждое 30-е число. Ничего не переносить и не сдвигать. Зная чёткую дату, до её наступления вы просто не будете думать о делах, как и после. Уровень тревожности и напряжения будет снижен, а вы никогда ничего не забудете. Этот же принцип можно применять к любой обязательной покупке или даже общению.
Алекс Новак в своей книге "Верхние Этажи. Книга ежедневных побед" описал эксперимент над самим собой. Он пробовал добавлять в свой режим по одной полезной привычке в день и записывал, что из этого вышло. Интервальное голодание, медитация, комплименты знакомым три раза в сутки и ещё 57 заданий, - каждое из них автор пытается выполнять в течение двух месяцев. Результат превзошёл все ожидания.
С чем у вас обычно ассоциируется понедельник? Правильно. Для большинства жителей нашей страны это завершение выходных и начало новой рабочей недели. Новую жизнь или отказ от вредного тоже обычно собираются начать именно в этот день. А что если начать неделю раньше?
Хорошо провёл воскресенье - хорошо начал неделю, а первый для всех рабочий день в этом случае для вас - уже второй. Чувствуете разницу? Кажется, всё то же самое, те же семь дней, но, изменив подход к системе, получается совершенно другой результат.
В воскресенье всегда проще найти время для себя, подумать о своих жизненных целях и задачах. Если в понедельник больше сфокусирован на рабочих делах, то есть риск на всю неделю потерять из виду личные цели. Начиная с воскресенья, легче поддерживать баланс "личная жизнь - работа".
Кроме того, это лучшее время для внедрения новых привычек. В понедельник рабочие дела будут отвлекать, а в воскресенье есть возможность настроиться и получить удовольствие. Утром воскресенья можно сделать полный отчёт за прошлую неделю и подумать о целях, ни на что не отвлекаясь.
И ещё! Если неделя начинается в понедельник, то психологически человек настроен так, что через пять дней будет отдыхать и в субботу, и в воскресенье. Если неделя начинается в воскресенье, то человек стремится успеть больше. Сокращение праздно проведённого времени и бо́льшая продуктивность. Результат - можно быть всегда на один день впереди большинства.
Хорошо провёл воскресенье - хорошо начал неделю, а первый для всех рабочий день в этом случае для вас - уже второй. Чувствуете разницу? Кажется, всё то же самое, те же семь дней, но, изменив подход к системе, получается совершенно другой результат.
В воскресенье всегда проще найти время для себя, подумать о своих жизненных целях и задачах. Если в понедельник больше сфокусирован на рабочих делах, то есть риск на всю неделю потерять из виду личные цели. Начиная с воскресенья, легче поддерживать баланс "личная жизнь - работа".
Кроме того, это лучшее время для внедрения новых привычек. В понедельник рабочие дела будут отвлекать, а в воскресенье есть возможность настроиться и получить удовольствие. Утром воскресенья можно сделать полный отчёт за прошлую неделю и подумать о целях, ни на что не отвлекаясь.
И ещё! Если неделя начинается в понедельник, то психологически человек настроен так, что через пять дней будет отдыхать и в субботу, и в воскресенье. Если неделя начинается в воскресенье, то человек стремится успеть больше. Сокращение праздно проведённого времени и бо́льшая продуктивность. Результат - можно быть всегда на один день впереди большинства.
Полезные книги:
- "Прокрастинация. Первая помощь"Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург
- "Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе"Крис Бэйли
- "Сделай это завтра"Марк Форстер
- "Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты"Елена Погодичева и Ольга Баранова
- "Джедайские техники"Максим Дорофеев
- "Всегда вовремя"Майкл Бреус
- "Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели"Дайана Реннер, Стивен Д'Соуза
- "Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь"Владимир Якуба
- "Время - деньги. Автобиография"Бенджамин Франклин
- "Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел"Тео Компернолле